Een veiligheidsplan voor je evenement: wat moet erin?

Wat is een veiligheidsplan?

Een veiligheidsplan laat zien dat je weet wat er kan misgaan op jouw evenement en hoe je dat voorkomt of oplost. Gemeenten en hulpdiensten gebruiken het om te beoordelen of jouw plannen haalbaar zijn op jouw terrein, met jouw bezoekersaantal. Een goed plan is geen dik document vol algemene tekst, maar een concrete beschrijving van jouw situatie: waar de mensen staan, waar ze naar buiten kunnen, wie wat doet en wie wie belt.

1. Evenementgegevens

Begin met de feiten: naam, organisator, contactpersoon met telefoonnummer, locatie, datum en tijden van opbouw, openen, sluiten en afbouw. Vermeld ook wie de verantwoordelijke is tijdens het evenement en hoe die tijdens het evenement bereikbaar is — niet alleen 's ochtends.

2. Terreinplan op schaal

Het terreinplan is het hart van je plan. Teken op schaal: publieksgebied, podium, kramen, horeca, toiletten, afval, opslag, technische installaties, in- en uitgangen, nooduitgangen, de route voor hulpdiensten en de plaats waar ze kunnen staan. Zet er de afstanden bij. Een plan zonder schaal of zonder vluchtwegen is het eerste wat wordt teruggegeven.

3. Bezoekersaantal en capaciteit

Geef het verwachte aantal bezoekers, de piek en hoe je die hebt bepaald: tickets, telling, eerdere edities of een vuistregel per vierkante meter. Koppel dat aan de capaciteit van je terrein en je nooduitgangen. Het aantal dat in je plan staat, wordt het aantal waar hulpdiensten hun inzet op afstemmen — dus kies het bewust.

4. Risicobeoordeling

Loop je evenement langs en schrijf op wat er mis kan gaan: te veel publiek op één plek, geluidsoverlast, struikel- en valrisico's, kabels, tenten bij wind, brandgevaar, agressie, vermiste kinderen, medische incidenten, drukte bij in- en uitgang. Bij elk risico hoort een maatregel en een verantwoordelijke. Dat is het deel van het plan waar hulpdiensten het meest naar kijken.

5. Nooduitgangen, vluchtwegen en terreinindeling

Beschrijf hoe publiek het terrein verlaat: hoeveel uitgangen, hoe breed, vrijgehouden door wie, en hoe ze verlicht en aangegeven zijn. Houd de vluchtwegen vrij van kramen, kabels, materiaal en publiek. Leg uit hoe je dat tijdens het evenement controleert, niet alleen op de tekening.

6. Hulpverlening en EHBO

Noem wie er staat voor eerste hulp, waar de post is, hoeveel mensen er lopen, hoe je een slachtoffer bereikt en hoe een ambulance het terrein op kan. Bij grotere evenementen vraagt de veiligheidsregio hier nadere eisen aan, dus check die op tijd.

7. Communicatie en alarmplan

Beschrijf hoe je een incident meldt, wie de leiding neemt en welke stappen dan volgen. Eén telefoonnummer voor het team, één iemand die de melding aan hulpdiensten doet, en één duidelijk signaal voor het team als er iets is. Zet die nummers ook op de plattegrond en in de bijlagen, zodat ze niet in een la verdwijnen.

8. Verantwoordelijkheden en coördinatie

Een kort overzicht van wie wat doet: evenementenfunctionaris of coördinator, terreinbeheer, beveiliging, EHBO, techniek, horeca, op- en afbouw. Met namen, functies en bereikbare nummers. Als tijdens het evenement iemand vraagt wie dit regelt, moet dat uit dit lijstje volgen.

9. Verkeer, parkeren en bereikbaarheid

Hoe komen bezoekers en leveranciers er, waar parkeren ze, en hoe blijft de route voor hulpdiensten vrij? Bij wegafzettingen of omleidingen hoort een verkeersplan met de afgezette punten en de route die overblijft.

10. Geluid, alcohol en handhaving

Beschrijf hoe je geluid binnen de toegestane grenzen houdt en waar je dat meet of bewaakt, en hoe je omgaat met alcohol: wie schenkt, hoe je handhaaft en wat je doet bij overlast of agressie. Dit zijn de punten waar omwonenden en gemeente naar kijken.

11. Weerplan en afbouw

Noem wat je doet bij wind, regen, onweer, hitte of extreme kou: welke tenten dan worden gesloten, welke installaties naar beneden, wanneer een evenement wordt stilgelegd en wie dat besluit neemt. Beschrijf ook hoe de afbouw veilig verloopt: tijden, licht, wegverkeer en wie er dan nog is.

12. Bijlagen en checklijst

Voeg toe: het terreinplan, verzekeringen, toestemming van de grondeigenaar, alcoholvergunning, geluidsontheffing, contracten met leveranciers en beveiliging, en een afvinklijst van wat er voor, tijdens en na het evenement moet gebeuren. Een checklijst maakt van je plan iets wat je gebruikt in plaats van iets wat je inlevert.

Tips die helpen bij goedkeuring

• schrijf concreet over jouw terrein, niet over evenementen in het algemeen;
• gebruik één versie van je plattegrond in je plan, je aanvraag en je uitprint op locatie;
• laat iemand die er niet bij was het plan lezen: wat niet duidelijk is, wordt navraagd;
• voeg de nummers van je contacten toe, niet alleen namen;
• loop het plan een week vooraf nog één keer fysiek op het terrein na.

Eventhub helpt bij het compleet maken

Je terrein op schaal, je documenten, je leveranciers en je status: Eventhub houdt ze op één plek, zodat je veiligheidsplan en je aanvraag uit dezelfde informatie bestaan. Plan een demo en we laten zien hoe je dit in de praktijk zet.